Réussir son événement d’entreprise

Séminaire, soirée d’entreprise, salon, forum… L’organisation d’un événement professionnel peut se présenter à de nombreuses occasions. Mais les retombées ne seront positives que si tout a été bien pensé en amont. Retour sur quelques bonnes pratiques.

Communiquer autour de son événement

La réussite d’un événement dépend beaucoup du nombre de personnes à y assister ! Et pour qu’il y ait un maximum de monde, la meilleure solution est de communiquer. Commencez par définir le public de l’événement (interne, externe, professionnel…) : la nature de la cible déterminera logiquement les supports de communication les plus adaptés. Par exemple, pour un séminaire d’entreprise, la communication passera par les réunions internes voire un mail groupé, tandis que pour un événement ouvert sur l’extérieur, tous les autres moyens – ou presque ! – sont à utiliser : newsletter, flyers, réseaux sociaux…

Bien penser sa logistique

La logistique est l’élément clé pour que, sur place, tout se passe bien. Cela va de la location de salles au choix d’une agence d’hôtesses en passant par le nombre de gobelets à prévoir. C’est généralement un régisseur général qui s’occupe de toute cette partie.

Pas d’événement d’entreprise sans son traiteur ! Qui oserait laisser ses convives le ventre vide ? Il faut donc anticiper les besoins de tout le monde. Et ce n’est pas valable que pour la nourriture !

Demandez-vous quel type de boisson est adapté à votre événement (alcoolisé ou non, frais ou chaud) ; si des hôtesses de vestiaire seraient utiles ou non (les vêtements vont-ils être embarrassants ?) ; ou si les normes d’accessibilité sont bien respectées.

Les prestations

N’oubliez pas que selon le type d’événement, certaines prestations peuvent se révéler indispensables. Par exemple, l’intervention d’une société de traduction et d’interprétariat est essentielle lors d’un congrès international ; en revanche, la présence d’hôtesses spécialisées dans l’événementiel est plus pertinente sur de grands salons avec quelques manifestations.

Selon vos objectifs, il est possible que vous ayez besoin de services de fléchage sur un forum ou d’un prestataire bien spécifique pour des activités de teambuilding. La solution ? Anticiper !